Le pré-boarding
Avant même que le contrat ne démarre, nous créons un lien avec nos futurs collaborateurs pour les projeter dans l’entreprise, leur donner toutes les clés avant le jour J et ainsi commencer à nourrir un sentiment d’appartenance.
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Une rencontre avec l’équipe
Une rencontre informelle a lieu avec les membres de l’équipe autour d’un café. Cet échange, généralement réalisé à la fin ou après le processus de recrutement, permet de discuter avec ses futurs collègues et ainsi confirmer ses impressions.
Dès que le recrutement est validé, les équipes sont informées de l’arrivée d’un nouveau collègue via notre outil de communication interne (Slack).
L’administration du personnel via un outil simple pour débuter l’onboarding sereinement
Via le logiciel Lucca, nous envoyons un formulaire pour signer électroniquement le contrat, récolter les documents du personnel et une photo du futur collaborateur (partagée sur Slack le jour de son arrivée), ainsi que pour transmettre les éléments concernant la mutuelle et la prévoyance.
Une FAQ pour garantir une arrivée sereine
À J-10, un email est envoyé pour anticiper les réponses aux questions que se pose un nouveau collaborateur avant le jour J (horaires, moyens de transport, organisation de la pause déjeuner, matériel mis à disposition). Ce message est également l’occasion de partager différents contenus à consulter pour en apprendre plus sur les équipes et l’entreprise (Youtube, podcasts).
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L’onboarding
Afin de se familiariser avec tous les services, les produits, les lieux, nous prévoyons un ensemble de choses.
Un welcome pack complet
Sur son bureau, notre nouveau collaborateur trouve un tote-bag contenant tout le matériel de base, ses codes de connexion et quelques gourmandises. Un petit-déjeuner réunit l’ensemble des équipes pour présenter les nouveaux collaborateurs. Un déjeuner d’équipe est également organisé la première semaine.
Un parrain ou une marraine pour trouver ses marques
Chaque nouvel arrivant se voit attribuer un parrain ou une marraine, qui peut travailler dans un autre service.
Cette personne va contribuer à ce que le nouveau collaborateur trouve ses marques, ait un point de repère et crée du lien. Les binômes se retrouvent en général autour d’un déjeuner lors des premières semaines.
Une présentation de chaque service
Afin d’acquérir une vision globale de tous les métiers, nous fixons des présentations de chaque service, réalisées par le responsable de l’équipe. Ces présentations permettent de comprendre les liens entre chaque team, d’identifier le rôle de chacun et ainsi savoir plus facilement à qui s’adresser en cas de besoin. C’est toujours l’occasion d’échanger de manière informelle et de faire connaissance entre anciens et nouveaux collaborateurs.
Le bâtiment est aussi présenté à travers une visite des locaux réalisée par notre Office Manager. Cela permet de découvrir l’environnement de travail et d’en comprendre les règles communes.
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Un onboarding métier préparé par le manager
Le manager prépare un parcours d’intégration propre à son service afin de donner les clés du métier, en complément de l’onboarding général. Ce parcours se compose notamment de formations au produit, aux outils internes ou encore aux méthodes de travail. L’objectif est de permettre une prise en main progressive du scope du poste. Étalé sur plusieurs semaines, cet onboarding métier est également un moyen de donner au collaborateur de la visibilité sur ce qui est attendu aux différentes étapes de l’intégration.
Un déjeuner avec le CEO
À l’occasion de nouvelles arrivées, notre Office Manager organise un déjeuner entre les nouveaux collaborateurs et notre CEO.
Cela lui permet de faire connaissance avec l’ensemble des salariés, de partager l’histoire et sa vision de l’entreprise. C’est un moment clé du parcours d’intégration qui est très apprécié par les collaborateurs.
L’accès à un carnet de bord
Nous avons créé un site interne pour centraliser différentes informations : histoire, culture, organigramme, trombinoscope, démarche RSE, outils RH, fonctionnement des locaux, ressources clés, tutos IT, etc.
Le post-boarding
Après environ un mois et demi de présence, c’est l’heure du rapport d’étonnement ! À l’occasion d’un rendez-vous avec le manager et un membre du service RH, le collaborateur fait part de ses retours sur ses premières semaines en poste. En fonction des feedback, nous sommes capables de réajuster pour les prochains onboardings.
L’enjeu pour l’équipe RH est de maintenir un tel niveau d’onboarding dans une entreprise grandissante, qui évolue en multi-sites pour apporter suffisamment d’informations et de proximité aux nouveaux collaborateurs, tout en essayant de conserver une mesure dans la quantité d’informations à engranger.
