Couverture du journal du 18/06/2021 Consulter le journal

La Piste d’Audit Fiable (PAF) : Allier obligation fiscale et efficacité des process

Toute entreprise utilise dans ses transactions des factures papier et électronique non sécurisées. Au-delà du respect de l’obligation fiscale, la mise en place de la PAF est de plus en plus recherchée, car c’est l’opportunité de fixer ses processus de fonctionnement (achats et ventes), de formaliser les contrôles internes, et au final d'envisager des leviers d’amélioration.

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Florence Jammaers ©LM - 7Jours

Afin de prévenir tout risque de fraude pesant sur la TVA et de sécuriser les dispositifs de facturation et de comptabilisation, la directive européenne 2010/45/UE a mis en place la règlementation Piste d’Audit Fiable (« PAF ») applicable en France depuis le 1er janvier 2013.

Jusqu’à ce jour, ce dispositif n’était que peu passé en revue dans le cadre des contrôles fiscaux mais les sanctions fiscales, précisées en 2018, commencent à se voir appliquées.

L’administration fiscale reconnait trois voies de transmission de factures clients : l’EDI (échange de données informatisé) fiscal, la signature électronique qualifiée et les factures nécessitant formalisation de la PAF (c’est-à-dire toutes les autres : envoi par mail, en papier…).

Ce sujet est d’autant plus d’actualité avec l’intention claire du législateur de généraliser la facturation électronique, telle que le prévoient notamment les Lois de Finances pour 2020 et 2021 :

  • À compter de janvier 2023, une obligation de réception des factures en format électronique pour l’ensemble des achats ;
  • De 2023 à 2025 (selon la taille de l’entreprise), une obligation d’émettre les factures clients sous format électronique, pour toutes les prestations entre assujettis à la TVA

Ces dispositifs tendent très clairement à préparer les entreprises à être en mesure de mettre à disposition de l’administration, sous format électronique, des pièces justifiant des transactions économiques. L’administration exprime ainsi un souhait de lutte contre la fraude fiscale et d’une meilleure visibilité sur les transactions opérées par les redevables.

Dans l’attente de ces échéances, la DGFIP attend des entreprises la plus grande transparence sur leurs achats et leurs ventes, et notamment sur les contrôles internes mis en œuvre. C’est ici qu’intervient la piste d’audit fiable, dont les vérificateurs font une demande croissante lors des contrôles fiscaux.

Qui est concerné ?

La règlementation PAF s’applique à toute entité qui dans le cadre de ses transactions utilise des factures papier et électronique non sécurisées. Les entreprises concernées sont celles qui :

  • émettent et/ou reçoivent des factures papier, qu’elles soient ou non numérisées en vue de leur conservation,
  • échangent des factures au format PDF non sécurisées par voie électronique (envoi des factures en pièce jointe de courriel, mise à disposition sur un portail sécurisé…).

Toutes les sociétés soumises à l’impôt sur les sociétés se trouvent ainsi concernées par cette obligation.

Les bonnes pratiques s’érodent dans le temps, notamment par l’absence de formalisation

Le niveau de détail de la documentation de la PAF à mettre en œuvre dépendant quant à lui de l’activité et la taille de l’entreprise (à l’appréciation de la société), il en va de soi que des multinationales disposant de transactions complexes auront à documenter leurs procédures de manière bien plus détaillée que les PME disposant de flux simples.

La PAF, une documentation fiscale

La PAF est d’abord une documentation pour l’administration fiscale, de l’ensemble des procédures d’achats et de ventes mis en place au sein de la société. L’idée sous-jacente est claire : démontrer la réalité économique des opérations soumises à TVA, de la commande jusqu’à l’archivage de la facture.

Formaliser cette documentation nécessite de maitriser à la fois comptabilité, fiscalité et contrôle interne :

  • Il s’agit dans un premier temps de cartographier l’ensemble des flux de l’entreprise afin de décomposer les différentes phases : contrat, devis, commande, facturation, paiement, archivage… ;
  • Dans un deuxième temps, une description des procédures actuellement en place est effectuée, détaillant les contrôles internes sous-jacents ;
  • Dans un troisième temps, une comparaison des contrôles mis en place dans l’entreprise avec les objectifs requis par l’administration fiscale est effectuée. Ces derniers sont au nombre de dix-huit, nous pourrons citer notamment les contrôles n°13 et n°16 : « Une reconstitution dans un ordre chronologique de la totalité du processus de facturation, du bon de commande jusqu’à la facture, est possible », « Une documentation des contrôles est réalisée par l’entreprise (justification du caractère réel/effectif des contrôles) ». Il ressort de ceci un souhait affirmé des autorités de voir des procédures de contrôle mises en place mais aussi formalisées par le contribuable.

L’objectif final ? Prouver à l’administration qu’à chaque étape, des contrôles sont effectués afin d’éviter tout risque de fraude fiscale et de valider que les transactions sont réalisées conformément à la législation en vigueur.

 

Le sujet est d’importance puisqu’en cas d’absence ou de non-fiabilité de la documentation PAF, les sanctions peuvent être très lourdes car les factures concernées sont de facto rejetées :

  • Rejet de la TVA déductible sur les achats, sur 3 années ;
  • Non déductibilité fiscale des charges (à justifier par tout autre moyen) ;
  • Risque de délit de blanchiment en cas d’acceptation de facture en provenance de tiers non connu ou de réception de paiement sans justificatif de facturation ;
  • Risque de sanctions fiscales et d’une amende en cas de manquements aux mentions obligatoires relatives aux factures

En cas de contrôle, cette documentation préparée pour l’administration fiscale sera bien entendu soumise au secret fiscal, sans risque de diffusion aux concurrents de l’entreprise.

Une opportunité afin de structurer les procédures

Outre l’obligation fiscale, la PAF permet aussi un tour d’horizon des procédures actuellement mises en place par l’entreprise. Par la nécessité de passer en revue les étapes de l’ensemble des processus d’achat/vente, cette démarche de documentation permettra à chaque entreprise de formaliser ses contrôles et d’agrémenter son manuel de procédures (qui sera non seulement utile pour rappeler aux équipes les pratiques à appliquer, mais également en cas de rotation dans les équipes).

La formalisation de ce manuel permettra d’établir des procédures claires et précises pour le futur, qui pourront se révéler utiles lors de l’arrivée de tout collaborateur dans l’équipe, mais également en cas d’absence d’un collaborateur clé, qu’il faudrait pouvoir remplacer au pied levé dans ses tâches.

La PAF a permis l’amélioration des performances opérationnelles et économiques.

La PAF est également une excellente source de renseignements sur les pratiques de l’entreprise dans le cas d’une éventuelle mise en vente de l’entreprise. À cet effet, certains cessionnaires n’hésitent pas à exiger dans les actes juridiques, une telle formalisation préalablement à la cession. Dans le cadre des nombreuses missions de PAF que nous, l’équipe consulting de cabinet Talenz Toadenn, avons eu l’occasion de réaliser, nous avons pu remarquer à quel point la revue critique (mais constructive !) des processus par un observateur extérieur permettait de révéler des incohérences, anomalies voire inefficience dans ceux-ci.

L’absence de formalisation, les habitudes ancrées et le temps qui passe peuvent avoir tendance à éroder les bonnes pratiques mises en place par les dirigeants qui n’auront pas toujours conscience du décalage progressif creusé entre leurs demandes/besoins et les pratiques de leurs équipes. Le regard critique que nous portons sur l’entreprise est aussi l’occasion de remettre en question les processus et de chercher comment les sécuriser. Une discussion constructive est alors engagée avec l’équipe de direction afin de remettre en question les usages, et réfléchir ensemble à un fonctionnement plus efficace.

 

Témoignage : Fabrice Royer, Super U Saint-Méen-le-Grand

L’équipe de consultants du cabinet Talenz Toadenn est venue au magasin pendant quelques jours en novembre dernier pour une mission d’accompagnement dans la formalisation de notre piste d’audit fiable. Ils se sont entretenus avec l’équipe de direction, l’équipe comptable, mais aussi avec nos managers, afin d’avoir une vue complète des procédures. Ils n’ont pas hésité à aller sur le terrain afin de constater l’application réelle des procédures mises en place.

Les intervenants, Florence et Nicolas, se sont révélés à l’écoute de chacun, permettant ainsi de confronter les habitudes de chaque membre de notre équipe, et de saisir ainsi les éventuels décalages entre demandes de la direction et procédures appliquées sur le terrain. Nous avons dès lors pu recadrer et formaliser les procédures pour lesquelles une déviation avait été constatée.

Grâce à leur connaissance fine de notre métier et leur expertise en matière d’audits organisationnels et fiscaux, Florence et Nicolas ont réussi à rapidement identifier les points d’évolution nécessaires afin de permettre la sécurisation de nos flux comptables, mais également l’amélioration de nos performances opérationnelles… et économiques. Leur regard externe a été l’occasion de discussions constructives sur nos pratiques, et une remise en question de certaines procédures appliquées depuis plusieurs années.

Outre la formalisation des procédures et des contrôles indispensables en cas de contrôle fiscal, nous avons fortement apprécié leur écoute et les échanges que nous avons eus. L’équipe Talenz Toadenn s’est réellement montrée force de propositions : avec les nombreuses recommandations qu’ils ont pu nous apporter, nous avons non seulement pu améliorer nos procédures de contrôle interne, mais aussi reconsidéré notre manière de travailler pour apporter davantage de performance à notre magasin.